4 tips voor een constructief slechtnieuwsgesprek

Goed begonnen is half gewonnen

Aan een slechtnieuwsgesprek begin je niet zonder een goede voorbereiding. Hoe kan ik het slecht nieuws zo kort en concreet mogelijk brengen? En welke argumenten zal ik zeker nodig hebben tijdens het gesprek? Bij het brengen van slecht nieuws, zoals bijvoorbeeld een medewerker ontslaan, moet je grondige argumenten klaar hebben om de beslissing te ondersteunen. Die argumenten verzin je dus beter niet ter plekke, want dan kan het zijn dat je argumenten te zwak zijn waardoor je zeker en vast een negatieve reactie van de tegenpartij zal uitlokken.

Wees zo helder als kristal

Je kan ook enkele valkuilen tegenkomen als je slecht nieuws brengt. Zo kan je o.a. de boodschap niet duidelijk overbrengen of de boodschap willen verbloemen. Maar ook het gesprek zo in de war sturen waardoor de werknemer zelf de boodschap gaat moeten ontcijferen of tot de conclusie moet komen. Een andere valkuil is dat je overgaat op het “koetjes en kalfjes” gesprek om het brengen van het slechte nieuws zo lang mogelijk uit te stellen.

Bovenstaande voorbeelden zijn allemaal grote don’ts als je slecht nieuws moet brengen. Wat moet je dan wel doen? Wees to the point en noem meteen je twee belangrijkste argumenten, want je andere argumenten zullen misschien naar de achtergrond verdwijnen eens het nieuws binnenkomt bij je collega. Tenslotte is het ook van groot belang dat je lichaamstaal, gezichtsuitdrukking en tone of voice dezelfde taal spreken als je woorden.

Empathie is een deugd

Slecht nieuws horen is nooit leuk, sommigen doorlopen een rouwproces als ze slecht nieuws ontvangen. Dit proces vraagt heel wat tijd, laat daarom de ontvanger de boodschap verwerken op zijn eigen tempo. Begin dus niet meteen door te praten als je een grote mededeling gedaan hebt. Maar laat je collega zijn vragen stellen tijdens een korte pauze na je boodschap en probeer je empathisch op te stellen en een luisterend oor te bieden.

Iedereen reageert anders op het verkrijgen van slecht nieuws. Reageert je collega akelig of zelfs agressief? Probeer dan zelf rustig te blijven en ga niet in verdediging. Laat ze even stoom afblazen en ga nadien het gesprek aan zonder er emotioneel gehecht aan te raken.

Tijd voor actie

Ongeacht welk soort slecht nieuws je zonet hebt gebracht, ontslag om dringende redenen, degradatie, herlocatie … je collega zal actie moeten ondernemen. Je mag hier gerust enkele oplossingen voor aanbieden of voorstellen om hem of haar op een goede manier te helpen bij de volgende stap. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger van het slechte nieuws niet het gevoel krijgt dat hij aan zijn lot wordt overgelaten.